Всеки пациент, който постъпва за лечение в болница, ще бъде регистриран в новата система чрез автоматично снемане на данните му от машинночитаем български личен документ. 

Български лични документи са лична карта, паспорт, удостоверение за пребиваване на граждани на ЕС, карта за постоянно пребиваващ в България чужденец, разрешение за постоянно пребиваване и моряшки паспорт.

Регистрацията на пациентите при постъпване и изписване след лечението в болница ще включва дата и час на хоспитализацията и дехоспитализацията и друга информация, която ще се съхранява в системата.

Предвидени са и изключения - за лица, приети по спешност без документ за самоличност в момента на постъпване в болницата, за пациенти с изгубени лични карти, но с временно удостоверение от МВР, при новородени, както и при деца до 14 години, които нямат лични карти. Всеки пациент на лечебно заведение за болнична помощ е длъжен да постъпи с лична карта.

Въвеждането на регистрационната система беше договорено между Националната здравноосигурителна каса и Българския лекарски съюз в Националния рамков договор за 2015 год. за медицински дейности. Няма да има удължаване на гратисния период за въвеждането на системата в болниците. От 1 април медицинските дейности, отчетени за пациенти, за които не се съдържат записи в регистрационната система, няма да бъдат заплащани от НЗОК.