Проект, съдържащ попълнения формуляр, заедно с ръкописа и задължителните приложения, се изпраща по пощата с обратна разписка в срок до 31 юли 2012 г. След крайния срок, независимо от датата на пощенското клеймо, проекти не се приемат. Данните за контакт са отдел "Култура" на община Пловдив; 032/ 62 71 75; e-mail: kultura@plov.omega.bg; culture@plovdiv.bg.
Ръкописът трябва да отговаря на следните условия: да е на хартиен или на електронен носител; да отговаря на стандарта /30 реда х 60 знака на страница или 1800 знака/.
Резултатите от конкурса се обявяват на официална пресконференция, организирана от Отдел "Култура" на Община Пловдив и на Интернет сайта на Община Пловдив в срок до 1 октомври 2012 г.
Издателствата с проекти, одобрени за издаване, сключват договор със зам. кмета по "Образование, наука и култура" на Община Пловдив за получаване на определената субсидия. Издателствата се задължават да издадат спечелилите финансиране проекти в срок до 31 декември 2012 г.
Промяна в параметрите на проекта могат да бъдат извършвани само след писмена молба от кандидата и официално разрешение от Отдел "Култура" на Община Пловдив.
Издателствата се задължават да включат на втора страница на изданието изображение на герба на Община Пловдив и следния рекламен текст: "Книгата е спечелила проект по Програмата на Община Пловдив за финансиране книги на пловдивски автори и важни за Пловдив издания.
Издава се в подкрепа кандидатурата на Пловдив за Европейска столица на културата през 2019 година." Електронният вариант на герба на Община Пловдив може да се получи от Отдел "Култура".
Издателствата /авторите, организациите/ се задължават да дарят по една бройка от издадените книги на всички читалищни библиотеки в Пловдив /25 на брой/, на Народна библиотека "Иван Вазов" и три книги на Община Пловдив. /общо 29 броя/.
Всеки член на комисията чете всички произведения, като ги оценява по десетобалната система.
Класирането на проекти се извършва на базата на най-високия сбор от получените оценки. Всеки член на комисията е длъжен на заседанието да изкаже мотивация за всяко произведение, което предлага за издаване.